企業(yè)印章是指企業(yè)刻制的以文字、圖記表明主體同一性的公章、專用章，它是企業(yè)從事民事活動、行政活動的符號和標(biāo)記。企業(yè)印章是企業(yè)身份和權(quán)力的證明。蓋有企業(yè)印章的文件，是受法律保護(hù)的有效文件，同時意味著企業(yè)對文件的內(nèi)容承擔(dān)法律責(zé)任。許多公司都或多或少存在著管理漏洞。殊不知，公司對各類印章管理的不規(guī)范、不嚴(yán)謹(jǐn)，一旦管理失控，將極大可能給公司帶來巨大的風(fēng)險隱患。

一、因印章管理不善引發(fā)巨額損失的案件

        2014年2月，甲公司因業(yè)務(wù)需要，將原圓形合同專用章更換成方形。因疏忽，未登記收回或銷毀，由李某保管。兩個月后，李某辭職。后甲收到一傳票，知李某用甲作廢公章，同一家商場訂立了購銷合同，收定金30萬元后，下落不明。商場遂以違約為由，要甲公司雙倍返還定金60萬元。本案中，由于印簽已在工商行政管理機(jī)關(guān)登記備案，甲公司在更換合同專用章后，卻并未由工商行政管理機(jī)關(guān)登記收回或銷毀，說明該合同專用章對外仍具有法律效力。加之甲公司對該印簽未妥善保管，表明甲公司存在明顯過錯。而商場并不知內(nèi)情，當(dāng)然有理由相信手持仍具有法律效力的合同專用章的李某具有代理權(quán)，所訂合同當(dāng)然有效，故甲公司應(yīng)承擔(dān)返還定金的責(zé)任。

二、公司印章管理常見誤區(qū)

1. 缺乏明確的印章管理責(zé)任制：在很多企業(yè)中，印章的保管和使用往往缺乏明確的責(zé)任劃分。不同種類的印章，如公司公章、財務(wù)章、合同章等，可能由不同的人保管和使用，但沒有明確的責(zé)任人和責(zé)任范圍。這容易導(dǎo)致違規(guī)私蓋和越權(quán)用章等問題的發(fā)生。

2. 印章刻制與啟用不規(guī)范：有些公司在印章刻制方面沒有明確的業(yè)務(wù)流程和審批程序，只要業(yè)務(wù)需要，領(lǐng)導(dǎo)或部門就可以隨意刻制印章。刻制后也沒有下發(fā)正式啟用文件，沒有明確印章的使用范圍和使用時間。此外，有些公司還可能在非公安部門指定的單位刻制印章，或者刻制后不在公安機(jī)關(guān)備案，這些都為印章的使用埋下了隱患。

3. 印章使用審批不嚴(yán)格：有些企業(yè)沒有建立健全的印章使用審批制度，或者審批流程不嚴(yán)格。這容易導(dǎo)致印章的濫用和誤用，給企業(yè)帶來法律風(fēng)險和經(jīng)濟(jì)損失。例如，在空白介紹信或空白紙張上用印，或者允許他人攜帶印章外出等行為，都可能給企業(yè)帶來潛在的風(fēng)險。

4. 印章保管不當(dāng)：有些企業(yè)可能將印章隨意放置，或者讓印章離開管理人員的視線。這可能導(dǎo)致印章被盜用或丟失，給企業(yè)帶來嚴(yán)重?fù)p失。此外，有些印章管理人員還可能將印章交給未經(jīng)授權(quán)的人員使用，這也可能引發(fā)問題。

5. 忽視印章的監(jiān)管與追溯：傳統(tǒng)的印章管理方式往往難以實現(xiàn)對印章使用情況的實時監(jiān)控和追溯。這可能導(dǎo)致在違規(guī)用章之前難以發(fā)現(xiàn)問題，而只能在問題發(fā)生后才采取行動。這增加了企業(yè)的管理成本和風(fēng)險。

三、公司印章合規(guī)管理應(yīng)采取的相關(guān)措施

1. 建立明確的印章管理制度：

• 制定詳細(xì)的印章管理規(guī)章制度，明確印章的種類、用途、保管、使用、審批、銷毀等各個環(huán)節(jié)的管理要求。
• 確保制度得到全體員工的知曉和執(zhí)行，定期進(jìn)行制度培訓(xùn)和宣傳。

2. 明確印章管理責(zé)任：

• 指定專門的印章管理部門或人員，負(fù)責(zé)印章的日常管理和監(jiān)督。
• 明確各級管理人員的職責(zé)和權(quán)限，確保印章使用的合規(guī)性。

3. 規(guī)范印章刻制與啟用：

• 嚴(yán)格按照法律法規(guī)和公司規(guī)定，通過正規(guī)渠道刻制印章，并在公安機(jī)關(guān)備案。
• 新刻制的印章需經(jīng)過正式啟用程序，明確使用范圍和使用時間。

4. 建立嚴(yán)格的印章使用審批制度：

• 設(shè)立印章使用審批流程，確保每次使用印章都經(jīng)過合法、合規(guī)的審批程序。
• 嚴(yán)禁在空白介紹信、空白紙張、空白單據(jù)等空白文件上蓋公章，防止印章被濫用。

5. 加強(qiáng)印章保管與監(jiān)管：

• 設(shè)立專門的印章保管場所，確保印章安全存放，防止丟失或被盜用。
• 對印章使用情況進(jìn)行實時監(jiān)控和追溯，確保印章使用的合規(guī)性和安全性。

6. 引入技術(shù)手段提高管理水平：

• 采用電子印章等技術(shù)手段，提高印章管理的安全性和便捷性。
• 利用信息化系統(tǒng)對印章使用進(jìn)行記錄和管理，便于查詢和追溯。

7. 強(qiáng)化員工培訓(xùn)和意識教育：

• 定期對員工進(jìn)行印章管理制度培訓(xùn)，提高員工的法律意識和風(fēng)險意識。
• 加強(qiáng)員工對印章使用規(guī)定的遵守意識，確保員工在工作中合規(guī)使用印章。

8. 建立違規(guī)處理機(jī)制：

• 對于違規(guī)使用印章的行為，建立嚴(yán)格的違規(guī)處理機(jī)制，包括警告、罰款、解除勞動合同等措施。
• 對于造成嚴(yán)重后果的違規(guī)行為，依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。

       印章是企業(yè)重要的法律憑證和財務(wù)工具，必須嚴(yán)格管理、規(guī)范使用。企業(yè)應(yīng)該建立健全的印章管理制度和流程，加強(qiáng)對員工的培訓(xùn)和教育，提高員工的法律意識和風(fēng)險意識。同時，企業(yè)還應(yīng)該積極引入先進(jìn)的技術(shù)手段，提高印章管理的安全性和便捷性，以防范類似事件的再次發(fā)生。

?          愛國小男孩針對傳統(tǒng)印章使用管理模式存在的安全隱患，瞄準(zhǔn)目前政企單位用章管理風(fēng)險的痛點，自主研發(fā)了“云章”智慧用章管理解決方案，通過物聯(lián)網(wǎng)、云平臺等數(shù)字化方式，實現(xiàn)用章過程可防控、可監(jiān)管、可查詢、可追溯，解決異地用章、監(jiān)管用章等難題，降低印章管理風(fēng)險，提升用印安全與用章效率。