印章是企業權責的重要憑證，承載法律效力與經營信用，其管理規范直接關乎企業財產安全與法律風險防控。行政部門作為核心責任主體，需建立全流程閉環管理體系，守住風險底線。本文結合實操場景，梳理核心要點與落地方法，助力行政工作提質增效。

（一）印章刻制：合規為先，源頭把控

刻制是印章管理的起點，需嚴格遵循法規與企業制度，嚴禁私刻亂刻。

1. 合規審批：新刻印章由業務部門提交申請，注明名稱、用途及使用范圍，經部門負責人、行政負責人、法務負責人及企業高管（如總經理）逐級審批，審批文件歸檔備查。

2. 指定刻制單位：選擇公安機關備案的正規機構，提供營業執照、法人身份證明及審批文件，刻制后完成備案并領取回執，確保印章合法有效。

3. 驗收與登記：行政部門聯合法務部門核對印章樣式、規格及備案信息，無誤后登記造冊，形成《企業印章管理臺賬》，詳細記錄關鍵信息，做到一物一賬、賬物相符。

（二）印章保管：分級負責，嚴防死守

保管是印章管理核心，需落實“專人保管、專柜存放、雙人監控”制度，按印章重要性分級管控。

4. 分級保管責任：公章、財務專用章、法人章等核心印章需分人保管、相互制約。公章由行政部門專人保管，財務章由財務部門專人保管，法人章可由法務或行政專人保管，嚴禁一人保管兩枚及以上可形成完整支付、審批效力的印章（如財務章與法人章）。

5. 規范存放環境：所有印章存入帶密碼鎖的保險柜，存放點需防盜、防火、防潮，密碼由保管人專人掌握并定期更換，嚴禁外泄或隨意擺放。

6. 交接流程：保管人離職、調崗時，填寫《印章交接清單》，注明印章信息及交接日期，由交接人、接收人、監交人三方簽字確認，同步更新臺賬，全程監督交接過程。

（三）印章使用：流程閉環，全程可溯

用印是高頻場景，需建立“申請-審批-用印-歸檔”全流程管控，杜絕無審批、越權用印。

7. 規范申請：用印需通過OA或書面提交《用印申請表》，注明文件信息、用途及份數，附上文件原件供審批人核對。

8. 分級審批：按文件重要性分級授權，普通文件經部門負責人+行政負責人審批；合同、擔保、投融資等重要文件，需額外經法務審核、總經理或董事會審批，未通過者不予用印。

9. 現場管控：保管人核對審批文件與原件一致后，在指定位置用印，嚴禁為空白文件、模糊文件蓋章。重要用印需留存影像資料，填寫《用印登記薄》記錄關鍵信息，實現全程可溯。

10. 異地用印：優先采用“線上審批+掃描件核驗+本地授權”模式，審批通過后授權異地專人用印（簽訂委托書），用印后及時將文件原件及影像資料寄回總部歸檔，嚴禁私帶印章異地使用。

（四）印章變更與注銷：收尾合規，杜絕遺留風險

企業名稱、法人變更或業務調整時，需及時辦理印章變更、注銷手續，防范廢舊印章風險。

11. 印章變更：先注銷原印章，再按新印章流程刻制、備案，原印章妥善保管至新印章啟用后統一銷毀。發布公文告知內外部，明確新舊印章啟用、失效時間。

12. 印章注銷：過期、作廢印章由行政部門申請注銷，審批后聯合法務、財務部門清點核對，填寫《印章注銷清單》，交由公安指定機構銷毀或封存，留存相關憑證并更新臺賬狀態。