如何有效規(guī)避企業(yè)用印風(fēng)險

疫情期間在線辦公，今天給大家講解一下如何有效規(guī)避企業(yè)用印風(fēng)險。印章是一個企業(yè)身份的象征，是對外經(jīng)營的重要憑證。實務(wù)中存在很多用章不規(guī)范而導(dǎo)致的訴訟糾紛，從而給企業(yè)造成損失。規(guī)范企業(yè)用章，規(guī)避用章風(fēng)險是企業(yè)必須重視的問題。

公司印章主要分為5類，分別為公司公章、財務(wù)章、合同章、發(fā)票章、法定代表人章。公章是所有印章中效力最高的，均可以代表公司意志對外簽訂合同及其他法律文件；財務(wù)章一般是用于財務(wù)往來結(jié)算；合同章是對外簽訂合同時使用；發(fā)票章主要用于購買發(fā)票和開具發(fā)票，法人章主要用于公司有關(guān)決議。

企業(yè)印章不當(dāng)管理易產(chǎn)生的風(fēng)險

（1）企業(yè)印章被私蓋產(chǎn)生的風(fēng)險

現(xiàn)實中很多企業(yè)并無嚴(yán)格的印章保管、使用制度，印章使用混亂，缺乏有效管控體系，甚至圖一時方便，將印章借由他人使用。如印章被私蓋，可能產(chǎn)生嚴(yán)重后果。

根據(jù)法律規(guī)定，企業(yè)的法定代表人或其他工作人員以企業(yè)名義從事的經(jīng)濟活動，責(zé)任歸企業(yè)承擔(dān)，而通?！耙云髽I(yè)名義”多表現(xiàn)為加蓋企業(yè)印章。由此我們可以看出，加蓋公司印章的一切文件，無論是擔(dān)保合同、不利于企業(yè)的合同甚至是借條，所有被私蓋企業(yè)印章產(chǎn)生的不利后果都必須由企業(yè)來承擔(dān)。

（2）企業(yè)刻制不必要印章增加風(fēng)險

很多企業(yè)刻制不必要印章導(dǎo)致風(fēng)險增加，如刻制部門印章、分公司章、分支機構(gòu)章、項目部專用章等。

根據(jù)法律規(guī)定，分公司、分支機構(gòu)等雖不具備法人地位，但在企業(yè)經(jīng)營范圍內(nèi)，由分公司、分支機構(gòu)等簽署的，加蓋分公司、分支機構(gòu)印章的合同對總公司有效，由總公司承擔(dān)責(zé)任。如企業(yè)刻制不必要的分公司、分支機構(gòu)印章可能造成印章的管理混亂，增加被他人私蓋的風(fēng)險。

如何規(guī)避用章風(fēng)險

傳統(tǒng)方式：

（1）建立規(guī)范的印章登記管理制度

企業(yè)應(yīng)建立起規(guī)范的印章登記管理制度，印章交由專人保管，所有人員用印需進行統(tǒng)一登記，注明用印內(nèi)容，用印次數(shù)，文件分?jǐn)?shù)，印章管理人員應(yīng)仔細(xì)審查，確認(rèn)無誤后方可用印。同時，如無必要，盡量不要刻制分公司、分支機構(gòu)等印章，并將所有在用印章進行備案。

（2）減少外出用印

部分企業(yè)為了順利開展，允許公章外借使用，在外借過程中，失去對印章的有效監(jiān)管，如遇外借人員牟取不正當(dāng)利益，則可能給企業(yè)帶來較大風(fēng)險，因此盡量減少外出用印，如需外出，原則上應(yīng)兩人同行，互相監(jiān)督，必要時可進行錄像。

新型方式：

北京愛國小男孩科技有限公司首創(chuàng)的云章，運用云平臺的網(wǎng)絡(luò)支撐，引入大數(shù)據(jù)挖掘理念，運用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，室內(nèi)外無縫定位，幫助用戶摒棄了傳統(tǒng)的“人+制度”的管理方式，采用線上APP及WEB端與線下云章設(shè)備相結(jié)合的新型智慧管理方式，實現(xiàn)印章管理者與印章之間實時信息交互，能夠在蓋章的同時自動記錄蓋章時間、蓋章地點、蓋章人及蓋章文件，并自動上傳云端，管理者可實時監(jiān)管，實時查閱，從而防止企事業(yè)單位印章被盜用濫用。當(dāng)通信不流暢，無法將用章信息傳輸?shù)皆普驴蛻舳酥?，可以通過USB接口導(dǎo)出設(shè)備內(nèi)的用章信息，解決公章外帶無法實時監(jiān)管的問題。

云章運用LBS定位技術(shù)，讓管理者實時掌握印章位置。如果發(fā)現(xiàn)異常用章，印章管理員可通過云章客戶端一鍵鎖定印章或遠(yuǎn)程關(guān)閉設(shè)備，防范風(fēng)險的發(fā)生。

云章具有三種用章模式，可適應(yīng)不同的用章場景：

監(jiān)控模式：蓋章人在使用云章時無需申請，在印章使用的同時，云章會實時記錄蓋章時間、蓋章地點、蓋章人、蓋章文件，適用于多次蓋章且不確定次數(shù)的用章場景。

授權(quán)模式：蓋章人在使用云章之前必須先提交用印申請，待所有的審批人都審核通過之后，蓋章人才可使用云章蓋章，適用于嚴(yán)格管理用章流程。

脫機模式：該模式是專為安全等級要求高而設(shè)計，蓋章拍照的同時存儲本機，不上傳互聯(lián)網(wǎng)，通過管理權(quán)限才可讀取照片，適用于特殊保密環(huán)境或保密群體。