印章管理的主要風(fēng)險分析

印章是一個組織或個人進(jìn)行社會經(jīng)濟(jì)活動的誠信憑證與法律依據(jù)；是行使法定權(quán)利、承擔(dān)法定責(zé)任以及履行法定義務(wù)的證據(jù)；是用于確認(rèn)并表明經(jīng)營管理活動合法有效的重要工具，同時也是對內(nèi)實施管理的重要手段。為適應(yīng)業(yè)務(wù)發(fā)展的不同需要，根據(jù)印章的不同用途及管理需要，實行不同的印章管理制度和方法，有的實行雙人管理，有的實行專人管理。
由于印章涉及范圍廣，管理難度大，存在的問題及潛在風(fēng)險也較多，印章管理不到位直接影響單位業(yè)務(wù)和管理活動的正常進(jìn)行，給組織帶來麻煩和損失，甚至?xí)?dǎo)致案件等難以預(yù)計的風(fēng)險。為降低風(fēng)險和提高經(jīng)營管理水平，筆者結(jié)合實踐總結(jié)印章管理實際工作中存在種種風(fēng)險隱患與大家共同探討。
一、印章管理制度、流程缺失或存在缺陷
一些組織單位未制定印章管理制度、流程，或制定的內(nèi)部管理制度存在缺陷，導(dǎo)致在印章管理過程中無據(jù)可依，或執(zhí)行存在缺陷的制度，形成管理漏洞等風(fēng)險。如未制定具體的印章用印流程，明確保管人、監(jiān)印人、有權(quán)簽字人名單及審批流程等，也未建立崗位責(zé)任制，明確印章相關(guān)人員的職責(zé)等。
二、印章管理崗位設(shè)置不規(guī)范
重要印章未實行雙人管理，印章管理崗位職責(zé)描述不清晰，未設(shè)置監(jiān)印崗位，業(yè)務(wù)印章未指定專人保管等，導(dǎo)致責(zé)任不清、流程失控，存在潛在的道德風(fēng)險。
三、不相容崗位未能有效分離，出現(xiàn)混崗或兼崗的現(xiàn)象
不相容崗位未有效分離，主要是章證未分管，印章有權(quán)簽字人與監(jiān)印人、用印人和監(jiān)印人為同一人，易導(dǎo)致一個人可以辦理全部業(yè)務(wù)的現(xiàn)象，不符合內(nèi)部控制原則， 存在一定的道德風(fēng)險。如合同專用章、個人名章、業(yè)務(wù)專用章、部門公章均由經(jīng)理一人保管和使用，崗位制約嚴(yán)重失效。
四、印章保管人員管理不規(guī)范，未經(jīng)管理培訓(xùn)即上崗或者未指定專人保管業(yè)務(wù)印章，重要印章未實行雙人管理等
公章保管人員，未經(jīng)過印章管理培訓(xùn)和風(fēng)險教育培訓(xùn)，印章保管人員無證上崗，對印章管理制度、操作流程、保管使用風(fēng)險不熟悉，容易導(dǎo)致操作風(fēng)險的產(chǎn)生。業(yè)務(wù)印章未指定專人保管，重要印章未實行雙人管理，印章保管登記簿上記載的保管人與實際保管人不一致，難以保證印章保管的安全、有效，不易明確保管責(zé)任。
五、印章使用不合規(guī)：主要表現(xiàn)在
（一）用印流程不合規(guī)：印章使用無審批記錄，先用印后審批，非標(biāo)準(zhǔn)格式文本未經(jīng)法律部門審查即用印對外出具，使用公章無監(jiān)印人監(jiān)印等情況，未嚴(yán)格遵循用印審批流程進(jìn)行用印，可能導(dǎo)致用印控制流程失控，形成潛在道德風(fēng)險。
（二）違規(guī)預(yù)先加蓋用印：用印人員為了減少麻煩，違背了“嚴(yán)禁在空白介紹信、保函、合同、重要支款憑證、公文用紙等上加蓋印章”的規(guī)定，在空白協(xié)議、合同、重要支款憑證以及業(yè)務(wù)回單上預(yù)先加蓋公章、合同專用章或業(yè)務(wù)專用章等，導(dǎo)致合同、協(xié)議等重要法律文件的內(nèi)容、條款失去控制，形成潛在的法律風(fēng)險。
（三）對外簽署的法律性文件使用部門印章：在應(yīng)使用公章的法律性文件上加蓋部門印章，可能誘發(fā)道德風(fēng)險和法律風(fēng)險。
（四）混用濫用相關(guān)業(yè)務(wù)印章：業(yè)務(wù)印章未在規(guī)定的范圍內(nèi)使用，混用合同專用章、部門公章和業(yè)務(wù)專用章等。使用的印章不正確，內(nèi)部管理不規(guī)范，可能陷入法律訴訟，或引發(fā)道德風(fēng)險。
（五）經(jīng)辦人員之間混用、共用業(yè)務(wù)專用章：違背專用印章“誰保管，誰使用，誰負(fù)責(zé)”的原則，混用、共用業(yè)務(wù)專用章。經(jīng)辦人員一旦發(fā)生差錯和事故，難以界定其責(zé)任，還可能給不法作案人員留下可乘之機(jī)。
（六）用印登記記錄不準(zhǔn)確、不及時、不完整：用印登記中存在漏登記、錯登記、未分類登記、未及時登記、要素記錄不完整、不規(guī)范，用印審批單編號不連續(xù)，印章使用記錄與實際不符等情況，不利于對印章使用情況的檢查監(jiān)督，影響事后核查追溯。
（七）作廢印章繼續(xù)使用，未及時收繳銷毀：機(jī)構(gòu)變更撤銷合并，已撤銷的部門印章應(yīng)停止使用。但實際中未嚴(yán)格遵循相關(guān)制度規(guī)定，廢止印章繼續(xù)使用，存在可能被內(nèi)部人員利用進(jìn)行非正常交易、內(nèi)外勾結(jié)進(jìn)行詐騙或其他非法活動等潛在風(fēng)險。
六、印章保管場所或保管設(shè)施不符合要求
未將印章保管在保險柜或帶有密碼鎖的鐵皮柜中；存放印章的保險柜未納入監(jiān)控范圍；印章保管人員臨時離崗未將印章上鎖保管。將印章置于不安全的場所保管，或保管場所無監(jiān)控覆蓋；未做到隨用、隨取、隨時入柜上鎖，使用時不脫離保管人員視線，存在安全隱患，易造成印章丟失、被盜、或被盜用等風(fēng)險。
七、印章交接手續(xù)缺失或不全、印章保管、交接登記不完整
印章交接未履行交接手續(xù)，在無監(jiān)交人的情況下進(jìn)行交接，印章保管、交接登記內(nèi)容不完整、不齊全，未能清楚記錄交接過程，不能明確印章保管責(zé)任，可能導(dǎo)致交接不規(guī)范等風(fēng)險。
八、印章保管使用檔案資料不全
未建立印章使用臺賬登記制度，印章管理的各類登記簿、表、單不全或丟失，容易導(dǎo)致案件的發(fā)生。
九、重要印章保管人員長期未進(jìn)行崗位輪換
公章保管人員長期未執(zhí)行崗位輪換制度，導(dǎo)致存在的風(fēng)險隱患長期得不到暴露，形成潛在道德風(fēng)險。
十、印章監(jiān)督檢查制度執(zhí)行管理不到位
未對印章管理使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，或監(jiān)督檢查范圍不全面、檢查頻率不符合規(guī)定等，影響問題的發(fā)現(xiàn)、整改與糾正，不利于案件防控和管理水平的提升。
隨著經(jīng)濟(jì)及組織規(guī)模的發(fā)展，印章的種類、數(shù)量的不斷增多，印章管理的風(fēng)險愈來愈多，管理的難度亦會愈來愈大。因此，全面揭示印章管理過程中存在的風(fēng)險隱患，促進(jìn)組織提高印章風(fēng)險防控能力和管理水平，加強(qiáng)對印章管理風(fēng)險的研究十分重要，尤其對管理模式和管理技術(shù)等方面，還需深入的分析和研究。